Họp hành đóng góp khá nhiều năng lượng quan trọng cho sự thành công của một dự án. Một cuộc họp có giá trị nghĩa là ở đó các quyết định được thực hiện thông qua thảo luận nhóm với tốc độ hợp lý, ý tưởng của các thành viên được nghe nói, thống nhất và cùng học hỏi kĩ năng, kinh nghiệm của nhau. Tuy nhiên, cũng phải nhìn nhận rằng họp hành lại chi phối khá nhiều thời gian trong ngày. Vì vậy, nếu một cuộc họp kéo dài cả giờ đồng hồ nhưng ở đó chỉ có những suy nghĩ một chiều, ý kiến không đồng bộ, thiên về chỉ trích thì không những tạo sự nhàm chán cho các thành viên mà còn lãng phí không ít thời gian làm việc. Nhiều người cảm thấy bị mắc kẹt ở cuộc họp trong khi các báo cáo, email vẫn đang chờ họ. Đừng để phải thốt lên “Ôi, lại họp nữa à!”, một số bước sau sẽ giúp chúng ta điều hành một cuộc họp hiệu quả.
Thay đổi những dấu hiệu không tốt
Ông Bùi Ngọc Quốc Hưng, Giám đốc điều hành CareerBuilder Việt Nam chia sẻ kinh nghiệm, “tổ chức họp quá nhiều lần trong ngày, các thành viên đến trễ, luôn trong tư thế lắng nghe, ghi chép một cách thụ động, ít có phản hồi… đó chính là những dấu hiệu của một cuộc họp chẳng mang lại hiệu quả gì”. Thực trạng này dễ nhận thấy ở các cuộc họp với nhân viên, cấp dưới. Chúng ta cần sớm nhìn nhận những dấu hiệu trên và thay đổi trạng thái bằng cách tạo ra hoạt động của mọi người quanh bàn. Hoạt động đó chính là kích thích suy nghĩ của nhân viên, khuyến khích họ trao đổi, động não tìm ra ý tưởng mới cho chiến lược, dự án của công ty. Sự kích thích này giúp các thành viên cảm thấy được sự quan trọng của việc kết nối, họ được học hỏi từ chúng ta và người lại chúng ta cũng sẽ tổng hợp được nhiều kinh nghiệm của họ, mang đến một sự thống nhất chung cho công ty.
Tư duy vượt giới hạn
Chỉ tập trung suy nghĩ và suy nghĩ vào vấn đề chính đôi khi lại không tìm ra lối thoát, đồng thời khiến cuộc họp trở nên khô khan, căng thẳng. Hãy thay đổi không khí bằng những trò chơi hoặc những trò tiêu khiển nhỏ như xem một clip vui, cùng thảo luận một cuốn sách, đọc một bài báo hay bình luận về một vấn đề xã hội nào đó.
Lịch trình rõ ràng
Thời gian tổ chức họp hành cũng rất quan trọng, có thể mỗi ngày một lần hoặc mỗi tuần. Bạn nên có lịch trình rõ ràng. Chiều thứ sáu hoặc sáng thứ hai được cho là thời điểm thích họp để cả tập thể cùng ngồi quanh bàn họp. Nếu đầu tuần họp hành thúc đẩy động lực các thành viên thì cuối tuần chính là thời điểm công việc gần như hoàn tất, sẽ không có những cuộc gọi, công việc bất ngờ giữa cuộc họp. Hãy giữ đúng lịch trình, hạn chế sự hủy họp hoặc họp khẩn sẽ giúp chúng ta tập trung được đầy đủ đội ngũ của mình.
Thưởng, phạt không tổn thương
Một cuộc họp hiệu quả chỉ nên kéo dài khoảng một giờ, mọi vấn đề nêu ra phải được giải quyết trong từng ấy thời gian. Vì vậy, chúng ta cần gạch đầu dòng trước những điều quan trọng sẽ giải quyết trong cuộc họp. Tôn trọng giờ giấc của các thành viên, không cho phép bất kỳ sự chậm trễ nào nếu lý do không chính đáng. Đặt một chiếc hộp giữa bàn, nếu ai muộn cho dù một phút cũng bỏ vào trong đó một khoản tiền nhỏ phạt mặc định. Hình phạt nhưng lại là một chút niềm vui không bao giờ làm tổn thương bất cứ ai.
Tránh thông tin chung chung
Các thành viên cần hiểu rõ hoặc ít nhất cũng hiểu biết cơ bản về hoạt động kinh doanh của công ty. Không nên thông báo những từ đại khái “tình hình kinh doanh tốt”, hay “lợi nhuận đang đi xuống”. Chúng ta cần chỉ ra những thông tin chi tiết nhất có thể để mọi người có thêm định hướng kế tiếp cho sự phát triển của công ty.
Tạo không gian đẹp
Cuộc họp diễn ra thường xuyên trong bốn bức tường có khi bưng bít trí não của các thành viên. Thay vì phòng họp, thỉnh thoảng hãy chọn những không gian mở ví như quán cà phê, khu du lịch, những nơi không khí trong lành, yên tĩnh để có thể vừa làm việc kết hợp thư giãn. Đây là mô hình phòng họp được các công ty lựa chọn hiện tại, vì không gian này kích thích sự hào hứng của các thành viên, từ đó sáng tạo ra những ý tưởng mới cho công việc. Khi một đầu óc được mở mang, thông thoáng thì chắc hẳn ý tưởng hay sẽ ùa về.
Trả lời